Portaria virtual nos condomínios

Diante das altas despesas de pessoal no condomínio, em especial os funcionários da portaria ou empresas terceirizadas contratadas, representando, em alguns casos, até 50% da arrecadação do condomínio, muitos síndicos e administradores tem buscado alternativas para otimizar essas despesas, por meio dos novos serviços oferecidos de portaria virtual, por meio de acesso remoto e controlado por meio de câmeras,internet e demais equipamentos de segurança e monitoramento à distância.

Vale dizer, substitui-se a presença física do porteiro por uma empresa que realiza à distância (virtual) o monitoramento e o controle de acesso e das imagens da edificação, com a promessa de segurança e custo benefício ao condomínio.

Contudo, a implantação do sistema eletrônico não é tão simples e pode requerer prévio investimento do condomínio, antes que o serviço possa ser operacionalizado, tais como: reformas ou instalação de fechaduras novas nos portões para abertura e fechamento remoto, instalação de câmeras, sistema de internet, interfones novos, cabeamentos, geradores de energia ou nobreak, backup das imagens, botão de pânico, cercas elétricas, etc.

Tudo deverá estar devidamente previsto no contrato de prestação de serviços, pois em alguns casos, não há previsão de manutenção de equipamentos já existentes nos condomínios (ex. Portão de acesso), de modo que para o sistema funcionar corretamente, o condomínio deve antes estar em dia com a manutenção das áreas comuns. De modo que se o portão de acesso não estiver funcionando corretamente ou permanecer quebrado por muito tempo, o sistema não funcionará como pretendido e a segurança do condomínio pode ficar desguarnecida e suscetível as ações de assaltantes e meliantes.

Há empresas que encontram alternativas para suprir todos esses problemas, garantindo o acesso remoto, com o fornecimento de geradores de energia ou por meio de deslocamento de um funcionário até o local em situações de emergência.

Ou seja, todas as situações emergenciais devem ser pensadas e estarem previstas em contrato para maior segurança das partes. Deve-se verificar qual é o tempo de resposta prometido pela empresa e quem acionará as autoridades (policia, bombeiro, defesa civil), em caso de assaltos, incêndios ou desastres.

Outro ponto que precisa ficar muito bem esclarecido aos condôminos é que as despesas de pessoal não irá reduzir logo nos primeiros meses, ao contrário, é possível que o condomínio tenha que investir nos equipamentos de segurança, para só depois começar a usufruir dos serviços remotos e a consequente redução de despesas de pessoal. Caso o condomínio já disponha de fundo de reserva ou de obras, para às adaptações necessárias à edificação, o retorno poderá ser mais rápido e já representar redução no valor da cota condominial, mas cada caso é um caso e tudo precisa ser muito bem programado, para não gerar frustrações de ambas as partes.

Outra observação importante, diz respeito à mudança na rotina dos condôminos com o novo sistema de portaria. Há um fator humano que ainda é preponderante e em algumas comunidades condominiais, há funcionários que trabalham por longos anos e acabam tendo um contato quase que familiar com os moradores. A portaria virtual mudará essa rotina e contato pessoal com o porteiro não existirá mais, vez que o serviço é operado remotamente e serão vários funcionários da empresa que prestarão serviços a vários outros condomínios, como uma central de tele atendimento.

As vantagens oferecidas também são muitas e podemos citar, além da economia com a folha de pessoal, a padronização no atendimento e o compromisso de se evitar, por exemplo, a situação corriqueira de um funcionário da portaria “dormindo” em seu posto de serviço no período noturno.

Na portaria virtual, o serviço é realizado 24 horas e com revezamento de funcionários, o que aumenta a concentração e segurança da edificação. Alguns especialistas dizem que a portaria virtual é uma tendência e que irá crescer nos próximos anos, muito indicada para condomínios com poucas unidades em que a folha de pagamento pesa em muito na arrecadação.

Importante destacar, ainda, que a portaria virtual não substitui por completo a mão de obra presencial no condominial, em especial o recebimento e entrega de correspondência, bem como o atendimento às autoridades públicas que deverá ser realizado por uma pessoa designada para assinar e receber as notificações, correspondências e encomendas. Nestes casos, recomendando-se que o condomínio tenha um zelador.

Há condomínios que mesclam os serviços, por determinados períodos com funcionários próprios (presencial) e mais portaria virtual, nos casos em que se faz necessária a presença de alguém no condomínio para acender ou apagar algumas luzes, ligar ou desligar alguns equipamentos, verificar o funcionamento das bombas, motores, piscina, elevadores, etc. A manutenção periódica dos equipamentos da edificação também é importante para manter o sistema virtual funcionando.

Embora o sindico seja o representante legal do condomínio e tenha o poder de gerir os contratos, dispensar e contratar funcionários, é sempre recomendável que pela peculiaridade do assunto, até por conta da mudança da rotina do condomínio, seja realizada uma assembleia geral extraordinária para aprovar o novo sistema, esclarecendo sobre as mudança na rotina dos condôminos e o tempo em que o retorno financeiro começará a aparecer, já que o principal motivo para instalar a portaria virtual é a economia com a folha de pagamento dos funcionários.

Quanto ao quórum, entendemos que referidas despesas trará maior utilidade ou facilidade à edificação, pois, com as reformas e alterações nos sistemas de segurança da edificação, com os novos equipamentos e maior utilização por parte dos condôminos, haverá um acréscimo no patrimônio de todos, facilitando ou aumentando o uso do bem, o que representa umadespesa útil, prevendo para aprovação o quórum de 50% + 1 da totalidade dos condôminos e ou frações ideias, conforme previsto na convenção (art. 96, § 2º c/c art. 1.341, II, do Código Civil[1]).

Há quem defenda se tratar de uma despesa necessária, sob o argumento de que segurança também é necessidade, todavia, entendemos que segurança não é urgente em alguns casos, sendo que até mesmo a implantação desses serviços virtuais requer antes um planejamento, demandando tempo até ser operacionalizado.

Ademais, alguns condôminos poderão defender que ao adquirirem as suas unidades, a edificação já era dotava de um sistema de segurança “presencial”, não havendo a possibilidade de alteração daquilo que já estaria previsto em convenção ou no perfil da edificação, sendo que qualquer mudança somente seria possível desde que antes fosse alterada a convenção pelo quórum de 2/3 (dois terços), conforme art. 1.351, Código Civil.

Por todas essas razões, o quórum simples dos presentes em assembleia se mostraria fragilizado, sendo o mais recomendável a aprovação da contratação dos serviços de portaria virtual e o investimento que for necessário realizar, pelo quórum de despesas úteis (50% + 1 da totalidade dos condôminos ou frações ideais).

Arremate-se que por ser uma novidade a portaria virtual, não podemos nos posicionar se o sistema será ou não mais vantajoso ao condomínio, recomendamos que o síndico e conselho discutam o assunto em assembleia e também verifiquem outros condomínios que já implantaram o sistema, avaliando as vantagens e as desvantagem, além de realizar pesquisas sobre as empresas que oferecem esses serviços, obtendo referencias, de modo a verificar a sua idoneidade, como assim ocorre com outros prestadores de serviços contratados pelo condomínio.

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[1] Art. 96. As benfeitorias podem ser voluptuárias, úteis ou necessárias.

§ 1º São voluptuárias as de mero deleite ou recreio, que não aumentam o uso habitual do bem, ainda que o tornem mais agradável ou sejam de elevado valor.

§ 2º São úteis as que aumentam ou facilitam o uso do bem.

§ 3º São necessárias as que têm por fim conservar o bem ou evitar que se deteriore.

Art. 1.341. A realização de obras no condomínio depende:

I - se voluptuárias, de voto de dois terços dos condôminos;

II - se úteis, de voto da maioria dos condôminos.

Fonte calleadv.jusbrasil.com.br